Daten veredeln

Datenmanagement und Digitalisierung, das sind die zwei Seiten einer begehrten Medaille. Mit ihrer Hilfe gilt es, den großen Datenschatz von Immobilien zu heben und erfolgreich zu nutzen. Union Investment Real Estate hat die Herausforderung frühzeitig erkannt und leistet sich seit Juli 2017 einen obersten Datenmanager. Und der hat als promovierter Wirtschaftsingenieur nicht nur die Immobiliendaten, sondern auch die digitalen Stellschrauben fest im Blick. „Digitalisierung treibt das ganze Haus um“, sagt Lars Scheidecker, Leiter der neu formierten Abteilung Datenmanagement, ­Reporting Services und Systeme. Seine Mitarbeiter nutzen vielfältige digitale Prozesse, digitale Produkte und digitale Technologien. 

„Das Datenmanagement“, sagt der Abteilungsleiter, „ist ohne ­Digitalisierung heute schlicht undenkbar.“ Scheideckers Aufgabe ist es, die immobilienbezogenen Informationen intelligent zu organisieren und zu veredeln. Und das aus gutem Grund: „Daten, die unser Immobiliensegment betreffen“, sagt er, „haben einen unschätzbaren Wert für uns.“ Als „Herr der Daten“ kooperiert Scheidecker eng mit dem Head of Digitalisation. Der intensive Austausch mit Thomas Müller zeigt eine empfindliche Schnittstelle, denn: „Die Standardisierung von ­Daten ist das Fundament der Digitalisierung.“ 

Die Zusammenarbeit der beiden Bereiche beschreibt Scheidecker gern so: „Wir befinden uns als Datenmanagementeinheit auf einem großen Dampfer und sind quasi der Maschinenraum. Wir sorgen dafür, dass der Motor ordentlich läuft.“ Das Schnellboot Digitalisierung kann zügig und wendig vorausfahren und neue digitale Initiativen testen, erklärt er. „Wir prüfen dann, welche Konzepte sich in die bestehenden oder in neu zu kreierende Prozesse integrieren lassen, sodass die ­Maschine immer reibungslos funktioniert.“

Übergreifende Perspektive schaffen

Parallel- oder Insellösungen seien im Datenmanagement eher hinderlich. Das symbolisiere auch die Neuorganisation seiner Abteilung. „Wir wollen partikulare Interessen einzelner Geschäftsbereiche auflösen und in eine gemeinsame Perspektive überführen“, sagt Scheidecker und verfolgt dabei eine Mission: „Wer für das Segment Immobilien mit einem Klick auf relevante Informationen und Daten zugreifen will, muss das Datenmanagement zwangsläufig übergreifend betrachten.“ Union Investment habe erkannt, dass es enorm wichtig ist, das Datenmanage­ment im Hintergrund komplett zu professionalisieren, um so alle ­operativen Einheiten bestmöglich mit Informationen unterstützen zu ­können, berichtet der Datenexperte. Mit seinen Union Investment-Kollegen Patrick Hanßmann, Leiter des Fondssupports, und dem Digitalisierungsfachmann Thomas Müller hat Scheidecker die nötigen Analysen und Vorbereitungen getroffen, damit künftig eine noch viel stärkere inhaltliche Verzahnung von Informationen und Daten stattfinden kann. 

Der Transformationsprozess sei nun in vollem Gange und solle möglichst noch in diesem Jahr abgeschlossen werden. „Da gilt es, ­viele Gespräche zu führen mit Einheiten, die vorher eigenverantwortlich gearbeitet haben, aber alles läuft sehr partnerschaftlich“, berichtet Scheidecker. Dem 42-Jährigen kommt zugute, dass er ein wortgewandter Überzeugungstäter ist: „Wir dürfen nicht im Elfenbeinturm arbeiten, wir müssen alle mitnehmen auf die Reise.“

Strategisches Datenmanagement

Seine Abteilung mit 32 Vollzeit- und 16 Teilzeitkräften hat der Immobilienökonom in vier Teams mit vier Gruppenleitern gegliedert. Die Vernetzung mit internen und externen Partnern ist intensiv, da die Teams als Dienstleister für alle operativen Fachbereiche ausgerichtet sind. Das „Datenmanagement Immobilien“ ist verantwortlich für die Erfassung und das Qualitätsmanagement sämtlicher Immobiliendaten aller Objekte weltweit. Das „Datenmanagement Kosten und Budgets“ steuert unter anderem eine zentrale Rechnungsbearbeitungsplattform, die mithilfe von künstlicher Intelligenz dafür sorgt, dass der Prozess der digitalen Rechnungsbearbeitung immer effizienter wird. Und im Bereich „Reporting Services“ ist das gesamte immobilienrelevante ­Berichtswesen organisiert.

Bei den Spezialisten des „strategischen Datenmanagements“ hat Scheidecker die fachliche Verantwortung für Systeme angesiedelt. Einzelne Mitarbeiter betreuen hier als Business System Owner bestimmte Applikationen beziehungsweise Systeme und entwickeln diese in enger­ Abstimmung unter anderem mit den Nutzern und Applikationsverantwortlichen der Informationstechnik weiter. „Jeder Mitarbeiter erarbeitet für sein System eine Vision und konkrete Möglichkeiten der ­Weiterentwicklung für die Zukunft. So können wir Anforderungen der Datennutzer antizipieren und sehr flexibel agieren“, sagt Scheidecker. Ein Beispiel dafür ist die Architrave-Plattform. Mit ihr habe bei Union Investment im Frühjahr 2018 eine neue Epoche des digitalen Daten- und ­Dokumentenmanagements begonnen, erklärt Scheidecker. Grund war die erfolgreiche Migration von geschätzt einer Million Dokumenten zu allen 365 Objekten des aktiv gemanagten ­globalen Immobilienbestands und der weiteren ­Objektgesellschaften.

Digitale Marktstandards setzen

Die neue Plattform, die sich zum branchenweiten Standard für die Immobilienwirtschaft durchsetzen könnte, ist eine webbasierte Datenbank und funktioniert ähnlich wie die Google-Suchmaschine. Architrave nutzt dabei die Prinzipien des Machine Learnings. Mit digitalen Datenräumen arbeitete Union Investment zwar schon seit 2007, aber eine zufriedenstellende immobilienspezifische Lösung habe es bisher nicht gegeben. „Heute sind wir mit 13 Prozent an Architrave beteiligt“, sagt Scheidecker, „und sehen ein großes Entwicklungspotenzial bei der Nutzung künstlicher Intelligenz.“ Eine Immobilie eins zu eins auf einer Plattform abzubilden, das sei die Idee des digitalen Assets und beinhalte im Idealfall die gesamte jemals erfasste Dokumentation eines Grundstücks oder Gebäudes. Das Potenzial ist enorm: „Stehen sämtliche relevanten Informationen in maschinenlesbarer Form zur Verfügung, lässt sich der Aufwand für die Zusammenstellung eines Datenraums für Immobilientransaktionen mittelfristig auf ein Minimum reduzieren“, verspricht Scheidecker. Hinzu komme noch der erheblich geschrumpfte Aufwand, um die pro Jahr geschätzten 450.000 bis 500.000 neuen immobilien- und gesellschaftsbezogenen Dokumente zu verarbeiten und strukturiert zugänglich zu machen.

„Wir wollen uns öffnen und andere einladen, gemeinsam mit uns neue Standards zu setzen“, betont der Datenmanager und setzt sich deshalb aktiv für Kooperation und Austausch ein. Geht es nach ihm, liegt die Lösung in dem Wissen, das man mit anderen teilt, und in der Komplexität, die von vielen Schultern getragen wird. Der Abteilungsleiter ist Mitglied der GIF-Kompetenzgruppe Datenmanagement. Parallel dazu arbeitet er gemeinsam mit Deka Immobilien und Architrave am Delphi-Konzept, einem digitalen Prototyp von Architrave, in den Unternehmen – unabhängig von der Plattformlösung – immobilien­spezifische Dokumente eingeben können und strukturiert wieder herausbekommen. Scheidecker ist überzeugt: „Es ist die Aufgabe von uns immobilienwirtschaftlichen Unternehmen, die Standardisierung voranzutreiben. Wenn dabei sogar ein neuer Marktstandard herumkommt – umso ­besser.“

Lösungen und Wege komplett neu denken

Der Blockchain-Technologie hat sich Union Investment mit einem ersten Piloten vorsichtig genähert. „Man darf sich nicht blenden lassen“, merkt Scheidecker kritisch an, „denn wenn wir über Blockchain reden, müssen wir Prozesse und Geschäftsfelder komplett neu denken.“ Eine erste Anwendung wurde im Juli 2018 gemeinsam mit dem Koopera­tionspartner SAP entwickelt für die Wartung von Brandmeldern. Das ­seien Wertgegenstände, die in der Blockchain einen „digitalen Zwilling“ erhielten und als Datensatz wertvolle Informationen speicherten, erklärt Scheidecker. Die Blockchain-Technologie bringe eine deutlich verbesserte Qualitätssicherung bei der Wartung der Brandmelder. Erwartungsvoll begleitet Scheidecker auch das Thema Sensorik, das sein Kollege Bent Mühlena, Abteilungsleiter Immobilienprojekt­management, aktuell vorantreibt. Gemeinsam mit Apleona werden derzeit exemplarisch für zehn deutsche Objekte intelligente Zähler ­getestet, um später ein bestandsübergreifendes Energiemonitoring aufzubauen. „Ich erwarte ganz viele tolle Daten“, sagt Scheidecker. Er könne sich irgendwann einmal vorstellen, über intelligente Zähler und Energiemonitoring, via Smart Contracts, die vielleicht über eine Blockchain abgewickelt werden, den Energieeinkauf komplett zu verändern. Ob aber letztlich die Tür aufgestoßen werde zu Smart-Building-Daten, das sei allein eine strategische Unternehmensentscheidung. „Wir ­müssen definieren, wie nahe wir als Fondsmanagement-Anbieter an die Immobilie heranwollen“, sagt Scheidecker. 

Das Management der Daten hat für Scheidecker auch sehr viel mit Menschen zu tun. Es gelte verschiedenste Talente, Fertigkeiten und Kompetenzen im Team zusammenzubringen. „Wir versuchen unterschiedlichste Disziplinen und Kulturen – vom Mathematiker über den Wirtschaftsingenieur und Datenspezialisten bis zum Betriebswirtschaftler oder Soziologen – zu vereinen, um automatisierte Prozesse, neue Systeme und smarte Daten liefern zu können.“

Kommunikation und Teamplay

Ein Einzelner könne nicht alles wissen, Lösungen müssten gemeinsam erarbeitet werden, erklärt Scheidecker. Der Abteilungsleiter strebt dabei nach Exzellenz und delegiert sehr gern Verantwortung. Er wünscht sich mutige Mitarbeiter und pflegt in seiner Abteilung zugleich eine positive Fehlerkultur. 

Ein wenig scheint das dem sportlichen Familienvater im Blut zu liegen. Als passionierter Skifahrer mit Skilehrer-Lizenz hat Scheidecker früh gelernt, auch bunt gemischte Gruppen anzuleiten und erfolgreich zu führen. Sein kommunikatives Talent verdankt Scheidecker aber möglicherweise dem Faschingstreiben in seiner hessischen Heimatstadt Wiesbaden. Als Wahlhamburger ist er auch heute noch der Sitzungspräsident der Narrenzunft „Erbenheimer Brummer“. Scheidecker hat die Ehre, als Programmleiter der großen Galasitzung auf der Bühne des Wiesbadener Kurhauses die begehrten Faschingsorden zu verleihen – auch die haben zwei Seiten und sind eine begehrte Medaille.

Von Elke Hildebrandt (Text), Kerstin Müller und Benne Ochs (Fotos)